历史、简介和用途只要人类一直在做突破性的发现并开发改变生活的技术，我们就需要一些方法来记录、保存和分享我们努力完成的工作。科学突破的好坏，取决于它的可复现性。只有在准确记录的情况下，一种新的行事方法才能促成大规模的变革。同时，企业只有配合监管部门的检查才能走得更远。下面我们来了解文档管理系统。质量文档管理系统的用途深入讨论之前，
历史、简介和用途
只要人类一直在做突破性的发现并开发改变生活的技术，我们就需要一些方法来记录、保存和分享我们努力完成的工作。科学突破的好坏，取决于它的可复现性。只有在准确记录的情况下，一种新的行事方法才能促成大规模的变革。同时，企业只有配合监管部门的检查才能走得更远。
下面我们来了解文档管理系统。
质量文档管理系统的用途
深入讨论之前，我们先来看看一个良好的文档管理系统有哪些益处：
? 加快工作速度
? 减少错误
? 避免文件丢失和归档错误
? 节省时间、空间和金钱
? 实现过程自动化
? 控制访问
? 安全追踪文件
? 加快文件周转
? 随时访问文件
? 迅速扩大业务
? 改善顾客服务
? 最大限度提升绩效
下面来简单了解下相关历史背景
质量文档管理系统的历史背景
纵观现代历史，我们存储和传播知识的方式已取得了重大进步。把文件放在档案柜里曾经是非常重要的资料保管方式。然而，这种文件保管方式有它的局限性。进入 20 世纪 80 年代，为了方便跟踪和存储文件，扫描又成为了新的关键词。后来，电子邮件共享和文档管理软件开始发展起来，而且如今还有更多的发展空间。基于这些背景，如今已经发展出了在云端进行文档管理存储的先进的数字化文档管理系统。
准备好笔和修正液。
再看我们的老朋友基于纸张的文档管理系统。对于企业和组织而言，存储和处理成千上万份纸质文件确实是个沉重的负担。想要从中找一份文件，要耗费大量时间，就像要在图书馆里找一本被放错书架的书。面对如此浩瀚的文件，很难做到万无一失。因此在许多行业里，文件丢失的现象司空见惯。
文件分享与跟踪，是纸张系统存在的另一重大问题。公司里所有员工，都被派来给授权的检查人员、编辑人员、签字人员传递公务文件。如果是数千份文件呢，那么你什么都干不了，只能专门来传递这些文件。不仅如此，文件跟踪起来也非常复杂。员工要亲自把文件送给检查人员或审批人员签字。如果正好检查人员不在呢？或者如果某个或几个检查人员要求进一步修改才能签字呢？如果即使他们签字了，但又要求继续呈递给其他人呢？这其中存在很多无法跟踪文件、或无法顺畅整个业务流程的问题。如果只有一份文件，那么相对而言还不难；如果有上百份、上千份、甚至上万份文件，那么其复杂度就不可同日而语了，需要借助工具。
如果是重要文件，那么文件安全性也是件大事，或者说让人头疼的事。许多公司和组织无法负担将文件放在昂贵的保密室。相反，他们把文件放在价格更为公道合理、但安保级别没那么高的档案室或保管室里。就像我们所看到的，如果需要查阅文档和跟踪文档，这些都不是最理想的文件保管方法。
计算机文档管理系统出现
扫描技术在 1957 年问世，但直到 1980 年代，软件开发人员应用扫描技术创建出首个基于计算机的文档管理系统后，它才开始成为一种新的文档管理方式。当时的想法是，扫描数以万计的纸质文档并存储在一个安全的数字环境中，有利于进行文档的数字化搜索。对于许多公司而言，这种方法解决了在冰冷的档案室和成排的档案柜里保管文件的难题。现在，只要登录笔记本进入业务中控台，或通过其它技术设备，就能检索到文件。不过受高度监管的行业，许多公司仍要按规定保存一段时间的纸质文档。数字扫描是向前迈进的一大步，带来了极大的便利性和保证性。
另一个良好契机是 1980 年代，文档管理软件登上商业舞台。公司纷纷开始购买这种新的解决方案，抛弃所有文件夹，一并清空原来的档案室，给这些可怜的档案保管人员安排新的工作。
有了文档管理软件，企业可以在跟踪、整理、保管大量扫描过的数字化资料方面节省时间，几秒钟就可以把文件发给正确的检查人和审批人，无缝跟踪任何文档变更。
不过，文档管理系统仍然存在一些有待解决的问题。
当今的文档管理软件
我们可以通过电子邮件做很多事情。但是，对于文件的安全共享和版本跟踪，电子邮件可能不太好用。公司有了安全的、可跟踪的文档管理软件，可以不再用电子邮件分享文件，降低敏感或专有信息被未经授权的他人查看的风险。软件可以在文件上添加时间戳和对文件进行验证。这也意味着，公司可以根据用户在组织中的岗位级别设置不同的访问权限。
为什么选择云端电子文档管理软件？
自纸质文档管理系统时代以来，我们已经取得了长足的进步。有了商用文档管理软件，起草、协作、跟踪和归档文件都变得更简单。下一步，文档管理将从本地软件向安全的云端系统演变，随着公司扩展和新工作方式的开发，云端系统能为文档跟踪带来更多便利。
扫描下方二维码关注 MasterControl 了解更多。
顶级复刻，货到付款，质量保证，对版发货，售后五年，添加 微信：AFZF66 备注：时间圈！
如若转载，请注明出处：https://www.dayunb.com/8437.html
相关推荐
-
百达翡丽手表官网旗舰店（百达翡丽手表官网旗舰店男表）
下次在法国EAC中国校区讲《腕表学》课程，香奈儿的新款将作为教案。1、如何找腕表的设计灵感？2、什么是美的腕上配饰？3、如何提高辨识度同时确保美感？4、大表的诅咒怎么破？高级定制服工坊中，首席裁缝总是随身携带两件工具：一把悬挂在丝带上的剪刀，将这把剪刀像长
-
天际手表是品牌吗（天际手表）
天际手表是品牌吗 1. 天际手表的品牌概述 天际手表是一款瑞士手表品牌，由多纳利亚公司(Donarilia)创建于2009年。该品牌以经典、大气、时尚的形象和品质得到了许多手表爱好…
-
揭秘手表保值排行榜：保值率最高的十大手表
手表作为一种奢侈品，不仅是时间的记录者，更是身份与品味的象征。对于爱表人士而言，手表的保值率是一项重要的指标，能够直接反映手表的品质、稀缺性和市场需求。在这篇文章中，我们将为您揭秘…
-
广州复刻手表多少钱一块（广州复刻手表多少钱一块啊）
#头条创作挑战赛#?大千世界无奇不有，精心策划，掉包快递，嫁祸快递小哥，没想到千算万算被识破，结果反而害了自己！真是天网恢恢疏而不漏呀！日前,广东一女子通过媒体爆料称,她将一块价值近4万元的手表,用顺丰从广州寄到宁夏,到了宁夏被收货人拒收，收货人拒收后,包裹被原路退回,收到退回的包裹，女子检查发现与寄出的物品有多处不同,
-
男士手表排行榜10强牌子有哪些（男士的手表牌子排名）
年轻人到了夏天，漏手腕的季节。选择一块合适。那如何才能淘到自己？ 听说华强北有一位组装手表的贾大师。组装出来的手表拿到拒柜都看不出来，那我们也去组装一块。顺便今晚戴去酒吧撩妹，看一…
-
欧米茄什么档次人戴（欧米茄手表款式）
欧米茄手表款式解析：什么档次的人适合佩戴欧米茄手表？ 欧米茄手表是世界著名的瑞士手表品牌，拥有深厚的制表历史和精湛的制表工艺，因此备受钟表收藏家和时尚爱好者的喜爱。但是，对于不同档…
-
geneve是什么牌子手表（geneve是什么牌子的手表）
geneve是什么牌子手表一、Geneve是什么牌子手表Geneve是一个小型腕表品牌，总部位于英国伦敦，成立于1998年。Geneve以精致，造型时尚等诸多优点著称，在全球腕表消费市场上脱颖而出。Geneve的腕表具有传统的外观，它的外型简洁大气，搭配合适的尺寸有趣的布局，给人一种质朴的复古感。此外，其表壳也被制成不同的形状，以让购买者更容易挑选，如太阳形圆形和方形。Geneve的表
-
babyg手表指针和数字不一致（卡西欧babyg指针怎么调同步）
Casio Forester，国内玩家称之为“森林人”，这个系列貌似在卡西欧各种“人”系列中显得格外低调无闻。它没有蛙人，飞人，湾人那么纯正的G SHOCK血统，也没有新潮靓丽的外…
-
卡西欧手表设置教程图解（卡西欧四键手表怎么调指针）
卡西欧手表设置教程图解 卡西欧手表是一款经典实用的手表，其系列品种非常多，从最基础的简约系列到高科技的腕表，满足不同人的需求。手表虽然小巧玲珑，但设置却不容易，所以我们需要安排一些…
-
手表免费估价：了解你手中宝贝的价值
手表作为一种精密的时间工具和奢华的配饰，一直以来都备受人们的喜爱。然而，随着时间的推移，手表的价值也会发生变化。对于手表收藏爱好者来说，了解手表的估价是非常重要的。本文将介绍手表免…
